Contas a pagar
Como organizar as contas a pagar de várias empresas (CNPJs) num lugar só
Quem tem mais de uma empresa conhece a cena: uma planilha para cada CNPJ, boletos de todas chegando no mesmo e-mail, três aplicativos de banco no celular e a sensação de que alguma conta está escapando. Normalmente está. O problema não é ter várias empresas, é controlar cada uma de um jeito. Este guia mostra como juntar as contas a pagar de todos os CNPJs num controle só, sem misturar o dinheiro de uma empresa com o de outra.
Por que o controle de várias empresas desanda
O controle costuma começar certo e ir se desmanchando conforme as empresas crescem. Os sintomas mais comuns:
- Uma planilha por empresa. Cada arquivo tem o seu formato, cada um é atualizado num dia, e ninguém enxerga o total que vence na semana.
- Uma planilha só, com tudo misturado. Fica fácil ver o total, mas impossível dizer quanto cada empresa gastou ou se ela se sustenta sozinha.
- Pagamento pela empresa errada. A empresa A paga um boleto da empresa B porque tinha saldo. O fornecedor fica pago, mas as duas empresas passam a ter um acerto entre elas que ninguém anotou.
- A empresa esquecida. Sempre existe o CNPJ que você olha menos. É nele que a conta vence sem ninguém ver.
- Fornecedor comum às empresas. O mesmo contador, a mesma transportadora, o mesmo prestador de serviço. Sem cuidado, a conta de uma empresa é paga pela outra, ou é paga duas vezes (veja como evitar o pagamento em duplicidade).
A regra que organiza todo o resto: toda conta tem um dono
Antes de qualquer ferramenta, vale uma regra: cada conta a pagar pertence a um CNPJ, e é esse CNPJ que paga, pela conta bancária dele. Quem define o dono é o documento: o CNPJ que aparece como destinatário na nota fiscal ou como pagador no boleto.
Parece óbvio, mas muda a rotina. A pergunta deixa de ser "de onde sai o dinheiro hoje?" e passa a ser "de quem é esta conta?". O dinheiro sai da empresa dona, e se ela não tiver saldo, a decisão é outra: adiar, negociar o prazo ou transferir de outra empresa, registrando o acerto.
Quando uma empresa cobre a conta da outra, isso vira um acerto entre as duas que precisa ser registrado e combinado com o contador. Não é proibido, mas não pode ficar invisível.
Passo a passo para organizar as contas a pagar de várias empresas
1. Cadastre as empresas e as contas bancárias
Liste cada empresa com nome, CNPJ, banco, agência e conta. Parece burocracia, mas é o que permite, lá na frente, pagar e conciliar cada conta pelo banco certo.
2. Use as mesmas categorias em todas
Aluguel, fornecedores, impostos, folha, serviços: a lista de categorias deve ser a mesma para todas as empresas. Só assim dá para comparar quanto cada uma gasta com frete ou com software, por exemplo, e somar tudo quando precisar da visão do grupo.
3. Centralize a entrada das contas
Todas as cobranças chegam num lugar só: um e-mail do financeiro, uma pasta compartilhada ou o próprio sistema. O que não pode é cada empresa ter a sua caixa de entrada, a sua pasta e o seu responsável, sem ninguém enxergar o conjunto.
4. Lance cada conta com a empresa, sempre
Todo lançamento leva empresa (CNPJ), fornecedor, descrição com o número do documento, valor, vencimento e categoria. O campo empresa não é opcional: conta sem empresa é conta que ninguém sabe de onde pagar.
5. Pague cada conta pelo banco da empresa dona
Se a empresa B não tem saldo para a conta dela, a decisão precisa ser consciente: adiar, negociar o prazo ou transferir de outra empresa, registrando a transferência. O que se evita é o atalho de pagar pelo banco que estava aberto no celular.
6. Concilie cada banco com a sua empresa
O extrato de cada conta bancária é conferido contra as contas daquela empresa, e só dela. Misturar extratos na conferência é a forma mais rápida de achar diferença onde não existe. O passo a passo está no guia de conciliação bancária.
7. Defina uma rotina fixa
Controle de várias empresas não sobrevive a "quando der tempo". Um ritmo que costuma funcionar:
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| Todo dia | Conferir o que vence hoje em cada empresa, pagar pelo banco certo e dar baixa no que foi pago. |
| Toda semana | Olhar os próximos 7 dias por empresa e no total, decidir o que pagar e conciliar o extrato de cada banco. |
| Todo mês | Fechar cada empresa separadamente: o que foi pago, o que atrasou, o resultado do mês e o relatório para o contador. |
Exemplo: a semana de três empresas
Imagine um dono com três CNPJs: uma loja, uma prestadora de serviços e uma empresa que cuida do imóvel onde as duas funcionam. As contas que vencem na próxima semana, com números genéricos:
| Empresa | Contas da semana | A pagar | Saldo no banco |
|---|---|---|---|
| Loja | Mercadoria, energia e aluguel | R$ 18.400 | R$ 21.000 |
| Serviços | Folha, software e impostos | R$ 9.700 | R$ 6.200 |
| Imóvel | IPTU, condomínio e manutenção | R$ 2.100 | R$ 5.300 |
| Grupo | Todas as empresas | R$ 30.200 | R$ 32.500 |
Olhando só o total do grupo, está tudo bem: R$ 32.500 no banco para R$ 30.200 de contas. Olhando por empresa, a de serviços fecha a semana R$ 3.500 no vermelho. As duas visões levam a decisões diferentes, e é por isso que você precisa das duas: a visão do grupo diz se há dinheiro, e a visão por empresa diz onde ele está e onde falta.
Com a informação na mão, as saídas ficam claras: antecipar um recebimento da empresa de serviços, negociar o vencimento de uma conta ou transferir da loja para cobrir a diferença, com a transferência registrada e o contador avisado. Sem a visão por empresa, é fácil a loja acabar pagando a folha da prestadora sem ninguém anotar, e o acerto aparecer meses depois, na hora do fechamento.
Quando uma empresa cobre a outra: como registrar o acerto
Às vezes não tem jeito: a empresa com saldo cobre a conta da que está sem. O problema não é a transferência, é ela ficar sem registro. Um jeito simples de manter o controle:
- Transfira entre as contas das empresas, em vez de pagar o boleto de uma com o dinheiro da outra. A conta continua sendo paga pela empresa dona, e o extrato de cada banco conta a história certa.
- Registre dos dois lados. Na empresa que emprestou, um valor a receber da outra; na que recebeu, um valor a pagar, com a mesma data e o mesmo valor.
- Defina quando o dinheiro volta. Acerto sem data vira permanente. Combine o prazo de devolução, mesmo que seja no mês seguinte.
- Avise o contador. Movimentação entre empresas do mesmo dono tem tratamento contábil próprio e pode ter efeito fiscal. Quem define a forma certa de registrar é ele.
Visão por empresa e visão do grupo: para que serve cada uma
A visão por empresa responde às perguntas de dono de CNPJ: esta empresa se sustenta sozinha? Qual delas dá lucro? De qual banco sai o pagamento de hoje? É também a visão de que o contador precisa, porque cada CNPJ tem a sua contabilidade.
A visão do grupo responde às perguntas de dono de negócios: o conjunto tem caixa para a semana? Onde está sobrando e onde está faltando? Vale concentrar compras num fornecedor comum para negociar melhor? É a visão de quem decide, e ela só é confiável se for a soma de visões por empresa bem feitas.
Na prática, o erro é ficar com só uma das duas. Quem só olha o grupo não percebe a empresa que vive do caixa das outras. Quem só olha cada empresa perde tempo somando arquivos para saber se o mês fecha. O fluxo de caixa por empresa, com a soma do grupo ao lado, resolve as duas coisas.
Planilha ou sistema para várias empresas?
Dá para começar na planilha, desde que ela seja uma só, com uma coluna "Empresa" e filtros, e não um arquivo por CNPJ. Com duas empresas e poucas contas por semana, funciona.
Ela começa a pesar quando aparecem três sinais juntos: mais de duas empresas, mais de uma pessoa lançando e extratos de vários bancos para conferir. A partir daí o tempo vai para manter a planilha em pé, e não para decidir. É o ponto em que um sistema com várias empresas na mesma conta se paga. Veja o que avaliar na hora de escolher.
Como fica no GestãoPay
No GestãoPay, todas as empresas ficam na mesma conta, cada uma com os seus dados:
- Várias empresas num painel. Cada conta a pagar e a receber tem a sua empresa. O plano Profissional comporta até 5 empresas, e o Empresarial, empresas ilimitadas. Veja os planos.
- Por empresa ou todas juntas. Contas a pagar, fluxo de caixa e relatórios filtram por uma empresa ou mostram todas. A DRE, a partir do plano Profissional, também sai por empresa ou consolidada.
- O que vence hoje, separado por empresa. O painel mostra quanto vence hoje em cada CNPJ, e um clique leva direto às contas daquela empresa.
- Um cadastro só de fornecedores e categorias. Eles valem para todas as empresas da conta, então o mesmo fornecedor não precisa ser cadastrado três vezes.
- Extrato na empresa certa. Ao importar o extrato (OFX, CSV ou Excel), você escolhe a empresa, e as linhas são comparadas com as contas daquele CNPJ. A conciliação automática está incluída em 1 empresa nos planos Básico, Profissional e Empresarial, e em até 4 no plano Grupo de empresas.
- Pelo WhatsApp, com a empresa certa. No lançamento pelo WhatsApp, a partir do plano Profissional, o sistema pergunta para qual empresa é a conta antes da confirmação. Veja como funciona.
- Relatórios para o contador. Contas a pagar e a receber por empresa e período, em CSV, Excel ou PDF.
Para quem tem mais de um CNPJ, a página GestãoPay para multiempresa resume o que muda no dia a dia. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão de crédito.
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Perguntas frequentes
Posso controlar várias empresas numa planilha só?
Pode, desde que seja uma planilha única, com uma coluna para a empresa e filtros, e não um arquivo por CNPJ. Funciona bem com duas empresas e poucas contas; com mais empresas, mais pessoas e vários bancos, manter a planilha começa a tomar o tempo que deveria ir para as decisões.
Uma empresa pode pagar a conta da outra?
Pode acontecer, mas cria um acerto entre as duas empresas que precisa ser registrado e combinado com o contador. O ideal é cada CNPJ pagar as próprias contas, pela própria conta bancária.
Como saber de qual empresa é uma conta quando o fornecedor atende todas?
Pelo documento: o CNPJ que aparece como destinatário na nota fiscal ou como pagador no boleto é o dono da conta. Se o documento veio no CNPJ errado, peça a correção ao fornecedor antes de pagar.
Como ver o total que vence em todas as empresas?
Com todas as contas num controle único, basta olhar o período sem filtro de empresa. No GestãoPay, as telas de contas, fluxo de caixa e relatórios mostram todas as empresas juntas ou uma de cada vez.
Quantas empresas posso controlar no GestãoPay?
Uma no plano Básico, até 5 no Profissional e ilimitadas no Empresarial e no Grupo de empresas. Todos os planos têm 7 dias grátis, sem cartão de crédito.
E a conciliação de várias contas bancárias?
Cada extrato é importado na empresa dona da conta bancária e comparado com as contas daquele CNPJ. No GestãoPay, a conciliação automática está incluída em 1 empresa nos planos Básico, Profissional e Empresarial, e em até 4 empresas no plano Grupo de empresas.